社長が忙し過ぎると問題が多いと問題が起きます。最初は忙しいことが、むしろ嬉しい気持ちを多くしてくれますが、やがて大きなストレスになってきます。特に、小さな会社や組織ですと、社長の時間が無いことが成長のネックになってきます。
すると社長の空き時間をいかに産み出すか、というのがかなり重要なテーマになってきます。この記事では、社長の働き方をどうやったら改革して、時間を産み出していけるかのヒントを考えて見ます。
- 普通の1日の仕事内容の把握
- 直接的にお金を産んでいる仕事は？
- お金を産んでいない作業は？
- お金を産んでいない作業にどれくらい時間をかけている？
- 自分の時給をしっていますか？
- 業務のカテゴリをわける
- 会計税務、書類整理、顧客管理、集客、ライティング
- クラウド会計Freeeを設定してみる
- オンラインバンキングの口座を開設しておく
- 事業用・法人用クレジットカードを取得する
- クラウド会計に連動する請求書発行ツールを使う
- 紙書類を減らすためのセットアップを知る
- Scansnapをセットする
- スキャンした書類の名前付けルールを決めておく
- 名刺をデジタル管理する
- 顧客にメールでアプローチできる体制を整えておく
- オンライン秘書、バーチャルアシスタントの使い方を知る
- オンライン秘書と契約する
- オンライン秘書に依頼する業務のについて検討する
- 販促予定を立てる
- Dropboxpaperで販促予定をつくる
普通の1日の仕事を把握する
あなたが1日を過ごすスケジュールというのは決まっているのでしょうか？
例えば、朝デスクについたら、まずメールチェックをして、それに返信をする。メルマガを書いて、送信する。ブログを書く。お昼ご飯をたべたら、書類チェックと書類作成をする。データチェック作業をして、コメントをつける。
郵便物を開封して、処理をおこなう。売掛金の入金のチェックと経理処理をおこなう。クライアントとオンラインでミーティングをして、報告書の作成。来週のアポイントの調整をおこない、スケジュール帳に記載。
オフィスの簡単な清掃とゴミ捨て。
みたいな、毎日とか毎週とか確実にやることです。こういう仕事や作業を洗い出すことで、意識的にか無意識的にかは問わず、あなたが普段何をやって時間を使っているのかを可視化しておきます。
可視化しておくことで、その仕事の重要性とか収益性を計測することのスタートになります。
直接的にお金を産んでいる仕事は？
あなたの普段やっている仕事や作業の中でお金を産んでいるものはどれか、意識して考えてことはありますか？
もちろん、仕事にかかわる以上、最終的にはなんらかの収益を産む活動につながっているはずです。しかし、その中を分解してみていくと、「収益に直接的に結びついている」活動と、「収益に間接的に関係している」活動があるはずです。
たとえば、こういうブログを書く活動はどうでしょうか？おそらく、直接的に収益を生み出すというよりも、ここで知ってもらうという目的が多いかもしれません。また、記事をきっかけに、連絡先を残してもらうような施策を打っておきということもあるでしょう。したがって、直接的に広告売上を狙うブログ以外は、間接的な活動だといえそうです。
単純に問い合わせに返事をするというのは、間接的でしょう。セミナー会場を予約する、経理作業をするというのも間接的ですね。
店舗系の仕事、たとえば、整体師さんがお客さんに施術をするという活動はどうでしょうか。これはわかりやすいですが、直接的にお金をもらって、５０分の施術をおこなっているはずです。したがって、そういう活動は直接的に収益を産みだしている活動だと言えます。
一般的にはそういう判断はつきます。ただ、一見すると対価をもらっていないままサービスを提供している活動もあります。たとえば、「初回無料個別相談」みたいな活動はどうでしょうか？
これは、その相談において有料サービスの提案をすることが通常だと考えられます。すると、直接的に収益を産んでいる活動とはいえそうです。
なお、この「直接的」か「間接的」かというのは、「重要」「重要ではない」という意味合いではありません。あなたのそれぞれの活動が、あなたの収益とどういう風に結びついているのかを把握してもらおうという意図です。
お金を産んでいない作業は？
そういう風に、「お金を産んでいる」活動を見つけることができたでしょうか。そうすると、逆に「お金を産んでいない」活動を把握できることになります。
原則的には、あなたのもっとも重要な資源は「時間」です。あなたの「時間」は１日で２４時間しかなく、それ以上に増やすことは不可能です。そうなると、２４時間の配分の仕方の問題になってきます。
もちろん、２４時間あるといっても、睡眠は絶対に必要です。食事の時間もある程度はいります。ちょっとした休憩などもないと、集中力は著しく低下していきます。
そう考えていくと、ある程度集中的に活動できるのは８〜１０時間程度でしょう。個々には個人差があるので、もっと多くできる場合もあれば、そうでないこともあることはご承知ください。
保守的に考えて、その８時間程度の時間をどう配分するかという話になります。そうなると、できる限りあなたの時間はお金を産み出している活動にあてないことには、より効率的に収益化することができません。
つまり、あなたの「時間」は、できる限りお金を産み出す方にあてるのです。となると、それ以外の活動は、できる限り効率化して時間がかからないようにしてこなすか、あなた以外の誰かにお金を払うことで代わりにやってもらう、ことになります。
お金を産んでいない作業にどれくらい時間をかけている？
さて、あなたはその間接的に収益を関係している活動にどれだけ時間をさいているのでしょうか？
上記ですでに書いていますが、あなたの時間は有限です。その有限な時間という資源をどういう活動に配分するのかが、勝負になってきます。
できる限り、あなたの時間はお金を稼ぐ活動にあてて、それ以外は他の人にやってもらうなり、極端な効率化（ツールなりで自動化）して、あなたの手間を省くことが必要になります。
どれだけの時間を間接的な活動に費やしているのかを、大まかでかまわないので計算してみてください。間接的な活動だと考えているものを足し算してみてください。
自分の時給をしっていますか？
ここで気になるのが、あなたの時間単価です。もっとラフにいうならば、「あなたの時給はいくらなの？」という話です。あなたの「時給」がわかりさえすれば、どの活動に最大限あなたの時間を配分しなければいけないのかの意思決定を行いやすくなります。
逆をかえすと、あなたの時給がわかれば、あなたがどれをやらない方がより効率的に稼げそうかのの目安をつけることも可能になるでしょう。
それでは、あなたの時給はどうやったら計算できるのでしょうか？
いまとっている給料と実際の労働時間をはじき出して、割り算をすればでてきます。しかし、そういう計算をしてもあまり意味がありません。
というのも、現状のあなたの時給がいくらであったとしても、今回の話しには関係がないからです。
今回のテーマの根幹的な発想は「あなたは年収でいくら欲しいのか」というところになるからです。つまり、「理想的な状況」に近づけるためには、どう変化させるべきなのか、ということを考えないことには何も起きません。
とすると、ここで把握すべきなのは「あなたの理想状態の年収」と「働き方（働く時間）」になります。これらが決まれば、あなたの時給が「いくら」でなければいけないのかということが計算できることになります。
では、ザックリとどうやってその「いくら」を計算するのかを考えてみようと思います。
- 年収でいくら必要なのかを考える （例：3,000万円）
- 1日どのくらい働くのか考える （例：7時間）
- そのうち集中できる時間はどのくらいかを考える（例：4時間）
- 1週間に何日働きたいのかを考える（例：4日）
- 1ヵ月に何日働くのかを計算する （例：4日×4週＝16日）
- 1ヵ月に集中して働ける時間を計算する（例：16日×4時間＝64時間）
- 1年間でどれだけ集中してはたらけるかを計算する（例：64時間×12ヵ月＝768時間）
- 集中している時間の時給を計算する（例：2,000万円÷768時間＝2.6万円）
こういう計算ができます。上記例でいくと、時給約2.6万円をあげる必要があるということになります。理想状態になるためには。
もっと長時間はたらく（集中する時間をふやす）ことができれば、もっと時給はさげられます。
しかし、実感的にも収益をきちんと産み出せそうなクオリティで活動できる時間というのは、1日で4，5時間というのが関の山でしょう。つまり、7，8時間の働いている時間があるとするならば、その50〜60％程度という感じです。
もしこういう計算結果ですと、あなたの必要時給は2.6万円ということになります。これより低い仕事はできる限りやらないようにしないといけません。
しかし、時給2.6万円を基準にして、「自分でやる」「自分でやらない」判断をすると、ほとんどの活動は他の人にやってもらう方がいいということになります。もちろん、それでもいいのですが、あまりにも現実的ではないかもしれません。
では、どのあたりを「自分でやる」「自分でやらない」の基準にしたらいいかとうことになります。これは、一概にいえない部分がありますが、分かりやすくあなたの「理想時給の50〜40％」で依頼できる仕事は自分がやらないというのはいあかがでしょうか？
つまり、この事例での「2.6万円」があなたの理想時給だとするならば、その50~40%である、1.3万円〜1万円程度でお願いできるならば依頼するという基準です。
たとえば、領収書の記帳に毎月3時間くらいかかっていたとします。その毎月の作業を外注したとして、月に1.3万円×3時間＝3.9万円くらいでお願いできるなら依頼してしまいましょうという話しです。たぶんできてしまうと思います。
他にも、記事を書いて、編集して、ブログにアップするという活動に毎月5時間くらいかけているとします。この活動のうち、記事を書くこと自体はあなたがやらざるをえないかもしれません。
ただ、記事を「書かないでも」いいかもしれません。どういうことかというと、「記事を口頭で録音しておく」ことで、あとの文章化、編集、投稿という作業は他の人にやってもらうというアイデアです。おそらく、多くの場合、書くより話した方がスピードがあがるでしょう。また、はなすだけなら特にデスクに座ってということをしなくてもよいので、合間時間でやれてしまうということもあるかもしれません。
こうすれば、これまで5時間程度かかっていたことを、あなたがやらないといけないのは40分くらいしゃべるだけ、という活動に変換できそうです。
のこりの活動は外部の得意な人にやってもらうことにします。2.6万円×5時間＝13万円の40%だとした場合、5万円程度で依頼できるならば外注化する価値がありそうです。たぶん、このくらいの分量なら可能でしょう。
このように、あなた自身の「理想の時給」を一旦計算しておくことで、判断をつけやすくなります。
一度、ザックリとでかまわないので、あなた自身の理想的な時給を把握しておいてください。
業務のカテゴリをわける
さて、あなたの業務にはいろいろなジャンルのものがあると思います。そのままにしておいてもいいのですが、今後のことを考えて一定のカテゴリにわけておきたいと思います。
活動の種類別に一種のタグをタグをつけておくイメージです。どんなカテゴリをつけていただていもいいのですが、あまりに少なくても意味がありませんし、多すぎても混乱を生じてしまうだけです。
そこで、ここでは、会計税務、書類整理、顧客管理、集客、ライティング、その他くらいの6つにわけてみようと思います。もちろん、あなたの仕事に特有なものがあれば、それを付け加えていただいても結構です。ただ、付け加えるにしても1，2個にしておいてください。
また、このカテゴリわけのときにはあまり神経質にならないことをこころがけてください。あとから変えてもかまいませんし、１つの活動に複数のカテゴリのタグついてきても問題はありません。
あくまで、のちのちの目安として、ラフにやっていることです。厳密に考えすぎて、先に進めなくなってしまっては本末転倒です。
会計税務、書類整理、顧客管理、集客、ライティング
会計税務業務
いわゆる経理業務です。代表的には、領収書から会計ソフトに入力を行う活動があります。
書類整理
あなたのビジネス上、紙で処理している書類の整理管理に活動です。たとえば、資料を綴ったり、ファイリングしたりという活動があります。ほかにも、契約書を整理するケースもあるかもしれません。
顧客管理
おもに、顧客に関する管理活動です。名刺の整理やデータ化、顧客名簿の入力や更新、またツール間の移動などを想定しています。ツール間の移動ということは、たとえばオンラインで登録されたデータを、社内用のツールに移して管理しているケースなどを考えています。
集客
集客関連の活動です。広告を選定する、広告を作成する、ブログを書く・投稿する、メルマガを書く・投稿する、DMを作成する・配布送信するなどなど。集客にかかわる活動全般について考えてみてください。
ライティング
文字通り、「書く」ことがともなっている活動です。多く方が、この「書く」ことがボトルネックなって、様々なプロジェクトが先に進んでいないことがあります。そこで、これをチェックしておいていただこうと考えています。
このボトルネックを解消できることになれば、企画していることの流れがよくなる可能性があります。
いろいろな場面で登場する活動ですので、すでに区分訳わけしていただたカテゴリとダブル可能性がありますが、そこは気にせずにチェックをしておいてください。
クラウド会計Freeeを設定してみる
小さな会社であっても日常的に発生する業務の１つに経理業務があります。これをいかに効率良くまわせるか、という仕組みをもっておけば意外なほど時間を捻出することが可能になります。
しかも、経理業務が「好き」とか「得意」という方はそう多くはありませんので、できる限り簡素化しておくことをオススメします。
そこで、活用を考えておきたいのが情報を集約しやすいツールです。いろいろな方法論が考えられますが、小さな会社の社長にとって手間が少ないのがクラウド系の会計ツールにデータや情報が集約されるように設定しておくことだと思います。
いろいろなクラウド会計ツールがありますので、どれを使っても良いとは思います。使い勝手、見た目、カスタマーサポートなど、を試してみて検討するのもよいでしょう。
ここでは、私が使っている時間の一番長いFreeeを中心に話を進めていきます。もし、比較検討するのが面倒とか、どういう基準で選べばいいかわからない場合には、Freeeでスタートしてしまうのをおすすめします。
正直なところ、詳細な使い方はサイトにいっていただいて、流れにしたがっていただくことが最もわかりやすいと思います。
もしあなたが個人事業主ならば、個人事業向けのFreee を選択することになります。あなたが法人ならば、会計Freee を選択します。いくつかプランがありますが、最初は無料のアカウントをつくり、使い勝手を試してみるのが良いかも知れません。
ただ、最終的には有料プランに申込みをしていかないと、データの保存期間などで実質的には「クラウド会計」として活用はできないので、おためし期間内に利用の決断をして課金設定をしていってください。
オンラインバンキングの口座を開設しておく
クラウド会計を使うメリットの１つが銀行口座の記帳作業を最小化することです。これまでは、銀行で記帳した通帳をみながら、会計ソフトに入力する必要がありました。クラウド会計とオンラインバンキングを連動しておけば、完全なる自動化とはいいませんが、少なくともベースのデータは帳簿に入力される準備が整っている状態を意識せずに作れます。あなたがやるべきなのは、内容を確認して承認するか、足りない情報を付け足して登録するだけです。
そのため、あなたのビジネスのお金の動きをオンラインバンキングを利用している口座に集中させておくことが重要になります。なるべく普段の動きをオンラインバンキングに集中させておけば、そのデータは帳簿に自働で引き込みをされていることになります。
現在、ほとんどの銀行ではオンラインバンキング機能を提供してくれていますので、現在お使いの銀行口座をクラウド会計に連動しておけばOKとも言えます。しかし、法人口座の場合、一部の銀行ではオンラインバンク利用料というものがかかります。この「利用料」が高いか安いかは、一概に判断はつきませんが、個人的には小さな会社にとっては重い感じがすると感じています。
そこで、よくある利用パターンとしては、オンライン専業の銀行の口座を開設して、そこにお金の動きを集中させておくことです。また一般的には、オンライン専業の銀行は振込手数料コストが低いです。一回一回はそうたいしたことはありませんが、銀行からの振り込みが多い場合には、思いのほかコスト削減になる可能性があります。
毎月定期的に発生する入金出金や、定期的でなくても頻度高く同じ取引先からの入出金がある場合には、その旨の設定をしておけば、あなたが確認することなく、データがシームレスに会計帳簿に反映される＝仕訳される、ような設定も可能です。
なお、オンラインバンキングを活用していない銀行口座がある場合には、別途記帳作業は必要になります。
事業用・法人用クレジットカードを取得する
もうひとつ、クラウド会計ツールをより効果的に利用するためには、事業用の経費専用のクレジットカードを保有して利用していくことです。
つまり、個人事業主なら事業用のカード、法人ならば法人口座に連動するクレジットカードを作っておくことです。そして、その情報をクラウド会計に連動しておきます。
すると、クレジットカードの決済情報が会計データとして、ほぼほぼ揃った状態で吸い込まれていきます。あとは、あたなが確認してOKをいれるか、追加で情報を記入しておくことで登録すればOKです。いちいち数字データを入力する必要から解放されます。
こちらも、銀行口座と同様ですが、頻度が高く出現する取引については登録までを自動化する設定も可能です。それができれば、あなたは確認をすることからも解放されていきます。
では、どのカードを作成すればいいのかという問題ですが、どこでも良いですという話しにはなります。お好きなカードを作ってしまってかまいません。強いて言うならば、Freeeと連動しないカードは作るのはやめてください（汗
Freeeが経理事務コスト削減を目的にFreeeカードの発行を行っています。決済額がそれほどいかないというのと、ウェブ上でサクッと申し込んでいきたいならば、そちらを活用するのはありかと思われます。
また、最近スタートアップやベンチャー起業へ積極的なのがアメリカンエクスプレスです。こちらも創業したてで作られている人や会社が多いので、利用目的によっては使い勝手が良いと言えるでしょう。ただ、年会費がかかるため、あなたの利用予定を考えて、カードの種類は決めていくことが必要です。
クラウド会計に連動する請求書発行ツールを使う
ビジネスによりますが、まだまだ請求書を発行しないと仕事が完結しないタイプの業界も多いと思います。これまでは、どのように請求書を発行しているでしょうか？
さすがに手書きで書いているという人はあまりいないとは思いますが、たとえばExcelのひな形やWordのひな形を使って、内容や数字を埋めて印刷、そして郵送という流れをとっているケースもかなりあると思われます。
枚数がすくなければ良いのですが、そこそこ多くなってくると、その管理も大変、郵送作業も大変ということになってきます。毎月末に、時間をとって請求書発行業務を行っている方もいるでしょう。
ここで、クラウド請求書ツールを使うことで、業務の効率化をかなりすすめることができます。事前の会社情報の登録等は必要になりますが、基本的にブラウザベースで必要情報を記入していけば、そこそこきれいなフォーマットでアウトプットできます。
さらに、多くのクラウド請求書発行サービスが、発送代行も行ってくれます。要はクラウド上で情報を入力さえすれば、あとは印刷して相手先に届けてくれるということです。1通150円前後ですからたいしたコストではありません。
また、クラウド会計ソフトに連動したものをつかえば、その請求情報を会計情報として使うことができます。たとえば、Freeeの請求書を発行すれば、すぐに売掛金が仕訳されることになります。その後、入金されたら消し込みを行えば完了です。
紙書類を減らすためのセットアップを知る
なんだかんだと作業時間がとられるのが紙書類の整理です。整理しないという選択肢もあるかもしれませんが、それは不安です。
現物を紙でとっておかないといけない類いのものもありますが、中身が確認できればいい資料というのも沢山あります。その「中身が確認できればOK」という資料については、スキャニングをして保管しておけば問題ありません。
スキャニングしておけば足りる書類群については、データ化して実際の紙書類は廃棄してしまうことをおすすめします。
Scansnapをセットする
スキャンを進める際には、スキャナが必要です。
スマホで撮影することでスキャンして、PDF化できるアプリもあります。便利ですので、導入を検討してみてください。受け取った書類をすぐにスキャンしてしまえば、即効で廃棄も可能です。
ただし、枚数がある程度あるセミナー資料などをスキャンしてPDF化するためには、スマホだと手間です。面倒さが残ってしまうと、続けることができずに、また書類がたまってしまいます。
ここでおすすめなのは、まとめてスキャンできるアイテムを用意しておくことです。私は通常の事務仕事ですと、Scansnapシリーズをおすすめしています。シリーズ内にいろいろなタイプがあります。なかでも、フラッグシップモデルのiX1500が使い勝手がいいと感じています。
初期投資が少しだけ必要になりますが、その後の業務の効率化を考えると投資対効果はかなりたかいものになると実感しています。また、もちろんあなたのビジネスに使う以上、事業上の経費にもなります。
スキャンした書類の名前付けルールを決めておく
次に問題になるのはスキャンした書類の整理です。デジタル書類ですから、実際の置き場所ではなくて、名付けを決めておくことが重要になります。あとで、検索をする際にルールを決めておくのが重要です。
まず必ずつけるべきなのが日付です。2019年1月1日なら190101とか20190101などです。それに加えて、プロジェクト名（相手先名）、書類の種類、バージョンなどでしょうか。あまりにも長過ぎたり面倒なルールだと統一できなくなる可能性があるので、このあたりを軸に決めて下さい。
20190101_〇〇マーケティング_企画書ver2.1
みたいな感じです。
場合によっては、もう少し情報をいれておいた方が良いケースもありますが、できる限りシンプルにしておくことをオススメします。日付、プロジェクト名、書類名、バージョンは必須項目としていれておくと良いでしょう。
名刺をデジタル管理する
氾濫しがちな書類のひとつとして、名刺があります。
「あの人に連絡をしたい」というときに、名刺をひっくりかえすこともあるでしょう。その時に、たびたび時間をとられるのは、かなりバカバカしい時間の使い方です。
また、名刺のデータをまとめて処理したいこともあるでしょう。たとえば、一斉にご連絡をしたい時などです。もちろん、許可無くメルマガを送ったり、DMめいたものを送信するのは迷惑なのでやめてください。
この際、軸になるのは、上述の書類と同じく「紙ベースのものを廃棄する」ことです。ただ、もらった瞬間に廃棄するのもどうかと思いますので、デジタル化して廃棄するのが精神的にもいいでしょう。
ここでオススメしたいのは、名刺管理アプリです。いくつかありますが、多くの方が使っていそうなのが、sansan社のeightというアプリです。名刺管理だけではなくて、ビジネスSNS的な要素も強いアプリです。
スキャンしておけば、そのままデジタルデータとして活用できることともに、つながっている人の最新情報が流れてくるという機能もあります。ようは、自分の環境の変化やお知らせがある場合には、このアプリを通じて告知的なことも可能なアプリです。
また年間で5000円弱かかりますが、名刺データをダウンロードして管理したい場合にも使えます。要は、ここにスキャンしてアップロードしておけば、あとは名刺を廃棄してしまっても、デジタルデータとして活用も可能（有償の場合）ということです。
名刺交換が多い業種業態の場合には、このくらいのコスト感ならばあなたの時間をほとんど使わずに整理が可能ということを考えるならば、許容範囲でしょう。
顧客にメールでアプローチできる体制を整えておく
個人、あるいは、小規模で仕事をしている場合には、なるべくコストをかけずに潜在的な顧客に連絡をできることは結構大切です。
その際、過去にご連絡をいただた方や名刺交換した人にメールでご連絡できると便利です。もちろん、メルマガを送りたい場合には、事前に許可を得た上でメルマガリストに登録をしないといけません。
名刺交換した人のメールアドレスはなんらかの形でデジタル化できるように準備しておくと便利です。まだまだビジネス上、メールは活用されていますので、最初のアプローチなどでは活用価値は高いいえます。
デジタル化されたデータをダウンロードできるようにしておけば、ここぞというときにメールで送れる体制をもっておきやすくなります。
また、通常のメーラーで送信できる規模ならいいのですが（数十通〜百通くらい？）、それ以上になるならばメール送信のツールを使う必要があります。
日本製のもの、国外のものいろいろありますが、それぞれにメリットデメリットがあり、一概にこれということを言いにくいところはあります。
私は、とにかくそのツールの開発元の規模感（＝安定性、継続性）と機能性を重視した結果、mailchimpというツールを活用しています。これも万人にオススメかといわれるとそうでもないので、個別の使い方次第といえそうです。
また、上述したようなビジネス関連のSNSで告知できる体制をもっておくことも時には役に立つかもしれません。
オンライン秘書、バーチャルアシスタントの使い方を知る
ツール等で自動化や半自動化することは、多くの業務で可能ではあります。しかし、どうしても人が介在しないと仕事が終わらない部分もかなりあることは事実です。
そこで、あなたの時間をさらに産み出すためには、ツールの活用による省力化だけではなくて、オンライン秘書やバーチャルアシスタント活用による業務のアウトソース化を試みる必要があります。
もちろん、ここでリアルの秘書にお願いするという選択肢もありえます。また、業務ごと、例えばライティング、ウェブ制作、書き起こしごとに、外注先を確保するという方法論も存在します。
しかし、あえて、それらを統括できるようなオンライン上でやりとりするための秘書やアシスタントを活用していくことをオススメします。なぜならば、それがもっともラフにコストをおさえつつアウトソースするために便利だからです。
リアルなアシスタントというのもありですが、実際に会ったり、場所を確保したりという手間が発生します。もちろん、リアルであるメリットも多いのですが、場所確保などのほうがデメリットになるケースが多いでしょう。
また、個別業務ごとに外注先をさがすのもありですが、その手間がだんだんつらくなっていくことがほとんどです。オンライン秘書やバーチャルアシスタントが、ある意味マネージャー的立ち位置で、外注先を手配してもらう仕組みをつくったほうが、あなた自身の手間は減少します。つまり、あなたは秘書に「これこれこういう仕事をいついつまでに仕上げておいて欲しいので、予算感しらべて」というわけです。
これで予算がOKなら発注しておけば、あとはアウトプット待ちです。
でも実際にこの外注先を探すやりとりには、「これこれこういう仕事」をできる人を探し、その人の過去の仕事具合を確認させてもらい、OKならば、その人に納期や予算の確認を行い、という流れが最低限必要です。はじめてやるとややこしいですし、数が増えてくると面倒です、だったら最初からこの部分も頼める人にお願いしたほうが便利です。こういう業務（調整、交渉）にかなり時間とストレスがたまりますので、自分がやらない構造をつくれるようにすることをオススメします。
